Obligaciones de los Comerciantes

El comerciante si bien tiene libertad absoluta en relación a sus actividades comerciales puntuales esta obligado a conocer si su actividad esta sujeta a regulación especial. Existen obligaciones aplicables a todos los comerciantes y son:
A. Libros de Registros, todos los comerciantes están obligados a llevar y a tener libros de registro de materiales, los cuales deben ser foliados. Cada libro debe ser “abierto” por un notario de fe publica, esta apertura identifica el destino del libro y la cantidad de hojas. Los libros de registro son:
a) Corporativos (Actas de Registro), en los cuales se transcriben resúmenes de las sesiones, juntas de accionistas estos son:
i.Actas de Directorio, Resumen de cada sesión del directorio, lo tratado, resuelto y lo aprobado. Obligatorio S.A. optativo en las SRL.
ii.Actas de asamblea de Socios, resume las sesiones de las asambleas de socios en las SRL. En cada caso firman los asistentes y no es necesario la existencia de un Quórum para que la sesión sea valida.
iii.Libro de Registro de Socios, identifica a los socios en una SRL, el domicilio, C.I., cuotas, etc.
iv.Libro de Registro de Accionistas, se resume la participación de cada accionista en una S.A. contiene los siguientes elementos: nombre, nacionalidad, domicilio, pasaporte, CI, RUC, cantidad de acciones suscritas y pagadas, valor de acción.
Estos libros son de orden estrictamente comercial, usualmente requerido por auditorias externas.
b) Laborales, sujetos a regulación especial y son:
i.Asistencia, por defecto son manuscritos y solamente pueden utilizar libros electrónicos o registros magnéticos, o tarjetas de asistencia con autorización del Ministerio de Trabajo.
ii.Accidentes, se registran los accidentes laborales para fines que convienen al trabajador, en la declaración de invalidez se los debe presentar cada tres meses al ministerio.
iii.Novedades, se registran acontecimientos como cumpleaños, aniversario del empleado y otros acontecimientos.
iv.Ordenes, usuales en las empresas constructoras que tienen instrucciones diarias del empleador a los trabajadores, las modificaciones a estas instrucciones, base sobre la cual debe actuar el trabajador.
c) Contables, deben ser abiertos por un notario de fe publica y estos son:

i.Planilla, o Pay Roll contiene la nomina de los trabajadores, sus salarios y el detalle de sus descuentos, se presenta al Ministerio de Trabajo cada 3 meses.
ii.Libro de Compras IVA, se registran las compras que generan la obligación de pagar el impuesto al valor agregado.
iii.Ventas IVA, se registran las ventas que originan la obligación de pagar IVA y el derecho de su recuperación.
iv.Libro diario y Libro Mayor, todos los libros deben estar en moneda boliviana y en español.
A. Contratos y actos tiempo de custodia de documentos comerciales
a) Tiempo de Custodia, todo documento comercial, correspondencia, fax y actualmente emails deben conservarse por lo menos cinco años y solamente se pueden destruir pasado ese periodo en base al principio “Prescripción Extintiva”.